Algemene voorwaarden standhouders – Midwinter- en Midzomer Fair
 
1. Toepasselijkheid
1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle standhouders die deelnemen aan de Midwinter- en /of Midzomer Fair. 
2. Door inschrijving en akkoordverklaring verklaart de deelnemer zich gebonden aan deze voorwaarden. 
3. In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatie. 
4. Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag. 
_______________________________________

2. Inschrijving en betaling
1. Inschrijving geschiedt via het officiële online inschrijfformulier. 
2. De organisatie beoordeelt de inschrijving en behoudt zich het recht voor: 
o een inschrijving te weigeren; 
o minder of andere standruimte toe te wijzen; 
o een eerder toegekende standruimte te wijzigen of in te trekken.
Hieraan kan geen recht op schadevergoeding worden ontleend. 
3. Deelname is pas definitief na volledige betaling van het standgeld. 
4. Standprijzen zijn inclusief btw, tenzij anders vermeld. 
5. De standhouder verstrekt volledige en juiste gegevens bij inschrijving. 
6. Per standhouder zullen deelnemerkaarten of polsbanden worden uitgereikt, uitsluitend ten behoeve van personen die op de stand tijdens de Midwinter- en/of Midzomer Fair aanwezig moeten zijn. Bij misbruik wordt de deelnemerskaart of polsband in beslag genomen. Extra toegangskaarten kunnen via de ticketverkoop pagina (via www.archeon.nl) vooraf gekocht worden of aan de kassa’s tijdens het evenement.
________________________________________

3. Annulering
1. De organisatie kan het evenement wijzigen of annuleren wegens overmacht (zoals overheidsverboden, natuurrampen, epidemieën of extreme omstandigheden) zonder schadeplichtigheid. 
2. Bij datumwijziging blijft de inschrijving geldig voor de nieuwe datum. 
3. Annulering door de deelnemer: 
o Meer dan 90 dagen voor aanvang: 85% restitutie van de kale standhuur
o 90-61 dagen voor aanvang: 50% restitutie van de kale standhuur. 
o 60–31 dagen voor aanvang: 25% restitutie van de kale standhuur. 
o Binnen 30 dagen voor aanvang: geen restitutie. 
o Per factuur wordt € 7,95 administratiekosten ingehouden. 
4. Een inschrijving kan niet eenzijdig worden gewijzigd zonder toestemming van de organisatie. 
________________________________________

4. Gebruik van standruimte
1. De standruimte is persoonlijk en niet overdraagbaar. 
2. Onderverhuur of gebruik door derden is uitsluitend toegestaan met schriftelijke toestemming. 
3. Standhouders dienen aanwijzingen van organisatie, gemeente, brandweer en terreinbeheerder direct op te volgen. 
4. De stand moet binnen de toegewezen ruimte blijven; uitbouwen buiten de stand zijn niet toegestaan (bij overtreding kan € 50,00 per m2 worden nagefactureerd).
5. De stand moet op openingsdagen om 10.00 uur volledig klaar en bemand zijn.
6. De stand moet op zondag uiterlijk om 21.00 uur volledig leeg worden opgeleverd. 
7. Indien afbouw niet tijdig plaatsvindt, kan de organisatie dit op kosten van de standhouder uitvoeren. 
________________________________________

5. Verkeer en terreinregels
1. Voertuigen mogen uitsluitend tijdens op- en afbouw gefaseerd het terrein betreden. 
2. Tijdens publieksopening zijn voertuigen niet toegestaan. 
3. Er mag uitsluitend stapvoets gereden worden en alleen op de daarvoor bestemde paden. 
4. Het is verboden gras, beplanting of wortelstructuren te beschadigen. 
5. Alle tijdelijke bebouwing en zware objecten moeten een bodembeschermende ondergrond hebben. 
6. Bij moedwillige schade of overtreding kan een minimumboete van € 100,00 worden opgelegd. 
________________________________________

6. Veiligheid en milieu
1. Gevaarlijke stoffen zijn verboden. 
2. Open vuur is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming. 
3. Eigen aggregaten zijn niet toegestaan. 
4. Geluidsapparatuur is niet toegestaan zonder toestemming. 
5. Standhouders zijn verplicht verzekerd tegen aansprakelijkheid. 
6. Afval moet correct worden afgevoerd naar de daarvoor bestemde verzamelpunten. 
7. Afvalwater mag nooit worden geloosd in bodem of oppervlaktewater. 
8. Overnachten op het terrein is niet toegestaan. 
9. Roken is uitsluitend toegestaan op de daarvoor aangewezen plekken. 
10. Honden zijn toegestaan mits aangelijnd. 
________________________________________

7. Aansprakelijkheid
1. Deelname geschiedt volledig op eigen risico. 
2. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan goederen of personen. 
3. De deelnemer vrijwaart de organisatie tegen aanspraken van derden. 
4. Goederen bevinden zich op het terrein voor eigen rekening en risico van de deelnemer. 
________________________________________

8. Producten en verkoop
1. Alleen vooraf aangemelde en goedgekeurde producten mogen worden verkocht. 
2. Producten in strijd met wetgeving of openbare orde zijn verboden. 
3. Verkoop van vuurwapens is verboden. 
4. Verkoop van historische of fantasy-wapens is uitsluitend toegestaan indien: 
o deze stomp zijn; 
o geen snijvlakken hebben; 
o pijlen uitsluitend stompe punten bevatten. 
5. Verkoop van voedsel en drank is uitsluitend toegestaan met schriftelijke toestemming. 
6. De organisatie heeft, zonder tot daartoe enige schadevergoeding verplicht te zijn, het recht goederen en diensten die niet vermeld zijn op het inschrijfformulier niet toelaatbaar te achten, te weigeren, respectievelijk terstond van het evenement te doen verwijderen.
________________________________________

9. Food & Beverage (F&B)
1. F&B-standhouders dienen te voldoen aan alle wettelijke voedselveiligheidseisen. 
2. Inschrijving bij de Kamer van Koophandel voor voedselverkoop is verplicht. 
3. De Keuringsdienst van Waren kan controles uitvoeren. 
4. Restafval moet in de centrale containers worden afgevoerd. 
5. Watertanks moeten worden afgevoerd; lozing op terrein is verboden. 
6. Water- en stroomaansluiting is alleen mogelijk indien vooraf aangevraagd en betaald. 
________________________________________

10. Promotie en beeldmateriaal
1. Actief flyeren op het terrein of parkeerplaatsen is niet toegestaan. 
2. Passief flyeren vanuit de eigen stand is toegestaan. 
3. Reclame voor niet-deelnemende partijen is verboden. 
4. Beeld- en geluidsopnamen voor commerciële doeleinden zijn alleen toegestaan met schriftelijke toestemming. 
5. De organisatie zal voor, tijdens en na de Midwinter- en Midzomer Fair beeldmateriaal vastleggen op beelddragers. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend en mag door Midwinter- en Midzomer Fair voor alle commerciële en niet-commerciële doeleinden worden gebruikt. 
________________________________________

11. Oplevering en nulmeting
1. Voor en na het evenement vindt een inspectie plaats. 
2. Geconstateerde schade wordt vastgelegd en kan worden verhaald op de standhouder. 
3. Indien een standhouder vertrekt zonder oplevering, aanvaardt hij het risico van naheffing. 
________________________________________

12. BTW
1. Alle genoemde bedragen zijn inclusief btw tenzij anders vermeld. 
2. Nederlandse standhouders betalen Nederlandse btw. 
3. EU-standhouders betalen btw conform Nederlandse wetgeving inzake huur van standruimte. 
________________________________________

13. Slotbepalingen
1. Bij overtreding van deze voorwaarden kan de organisatie: 
o toegang weigeren; 
o de stand sluiten of ontruimen; 
o goederen onder zich houden; 
o kosten verhalen op de standhouder. 
2. De organisatie behoudt zich het recht voor aanvullende aanwijzingen te geven in het belang van veiligheid en orde.